סקיל: המנכ״ל השבועי

מה הסקיל עושה

בעסק גדול יש מנכ"ל שמקבל כל שבוע דוח מהמנהלים: מה קרה, מה השתנה, על מה צריך להחליט. בעסק קטן אתם המנכ"ל, המנהלים, והמזכירה, ואף אחד לא מכין לכם דוח. אז אתם מנהלים לפי תחושה.

הסקיל הזה הוא הדוח. אתם מדביקים את הנתונים הגולמיים של השבוע (לא צריך לסדר אותם), והוא מחזיר עמוד אחד: 5 מספרים מול שבוע שעבר, 3 דברים שדורשים תשומת לב, והחלטה אחת שהוא חושב שאתם דוחים.

מתי להשתמש

פעם בשבוע, יום קבוע. אצלי זה שישי בבוקר עם קפה. 10 דקות. לא יותר, כי אם זה לוקח יותר תפסיקו לעשות את זה אחרי שלושה שבועות.

מה מכינים (5 דקות)

ייצוא או העתקה של: מכירות השבוע מתוכנת החשבוניות (בלי שמות לקוחות, רק סכומים ותאריכים; מי שהקים את אוטומציית החשבוניות כבר יש לו גיליון מוכן), מספר לידים או פניות חדשות, הוצאות גדולות, ו-3 עד 5 הודעות או תגובות מלקוחות שתפסו לכם את העין. ואותו דבר משבוע שעבר, בפעם הראשונה בלבד. אחר כך הסקיל זוכר אם אתם עובדים באותו Project ב-Claude. ב-ChatGPT יש יתרון קטן: הוא מריץ קוד לחישוב האחוזים, אז הוא טועה פחות במספרים.

הפרומפט

אתה סמנכ"ל התפעול של [שם העסק], [תיאור ב-2 שורות]. אני בעל העסק. היעדים שלי לרבעון: [למשל: 60 אלף שקל מכירות בחודש, 40 לידים בחודש, לא יותר מ-15 אלף הוצאות קבועות].
למטה הנתונים הגולמיים של השבוע ושל השבוע שלפניו. תכין לי דוח שבועי של עמוד אחד במבנה הזה:
5 המספרים
טבלה: מדד, השבוע, שבוע שעבר, שינוי באחוזים. המדדים: מכירות, מספר עסקאות, ממוצע לעסקה, לידים חדשים, הוצאות. אם נתון חסר, כתוב "חסר" ואל תשלים.
3 דברים ששווה לשים לב אליהם
כל אחד במשפט עד שניים. לא "המכירות ירדו", אלא "המכירות ירדו 18% ורוב הירידה מיום רביעי-חמישי, בניגוד לשבוע שעבר". תעדיף דפוסים על פני מספרים בודדים.
מה הלקוחות אומרים
משפט אחד שמסכם את ההודעות שהדבקתי. אם יש תלונה שחוזרת פעמיים, תסמן אותה.
ההחלטה שאני דוחה
דבר אחד שלפי הנתונים אני צריך להחליט עליו ולא מחליט. תהיה ישיר. תנסח את זה כשאלה עם שתי אפשרויות.
כללים: מספרים בספרות. בלי מחמאות. אם הנתונים לא מספיקים למסקנה, תגיד "אין מספיק נתונים" במקום לנחש. בלי "מומלץ לבחון". תגיד מה אתה היית עושה.
הנתונים:
[הדביקו]

דוגמה לפלט

מתוך דוח של חנות אונליין קטנה (שבוע שלישי של הרצת הסקיל):

"3 דברים: 1. ממוצע לעסקה עלה מ-210 ל-265 שקל, אבל מספר העסקאות ירד מ-41 ל-29. אתם מוכרים פחות ליותר אנשים יקרים. 2. 6 מתוך 11 הלידים הגיעו מהפוסט של יום שני. הפוסטים האחרים הביאו 5 ביחד (ככה מודדים גם בשגרת התוכן השבועית). 3. הוצאת הפרסום עלתה 40% ומספר הלידים ירד. זה שבוע שני ברצף."

"ההחלטה שאתה דוחה: הקמפיין הממומן מביא פחות לידים משני שבועות ועולה יותר. לעצור אותו לשבוע ולראות אם הלידים מהפוסטים מחזיקים, או להחליף את הקהל? את זה דחית גם שבוע שעבר."

השורה האחרונה כואבת. זה הסימן שהסקיל עובד.

טעויות נפוצות

להדביק נתונים עם שמות לקוחות. הדוח לא צריך לדעת מי קנה. סכומים, תאריכים, מקורות. את השמות מורידים לפני (למה זה חשוב). אם תוכנת החשבוניות לא מאפשרת ייצוא בלי שמות, תמחקו את העמודה באקסל.

לקבל את האחוזים בלי לבדוק. מודל שפה לא מחשבון. הוא יחשב נכון ברוב הפעמים, ויטעה לפעמים בלי להתבלבל. 5 המספרים, תעברו עליהם בעין. 30 שניות.

לשנות את היעדים כל שבוע. היעדים בפרומפט נשארים לרבעון. אחרת הדוח תמיד יגיד שאתם בסדר.

לקרוא ולא להחליט. הסעיף האחרון הוא שאלה עם שתי אפשרויות. תענו עליה לפני שסוגרים את המחשב. דוח שלא מוביל להחלטה הוא עוד דבר שקראתם.