סקיל: מפגישה להחלטות ומשימות

מה הסקיל עושה

מקבל תמלול של פגישה (או הקלטה, בכלים שתומכים) ומחזיר שלושה דברים בלבד: מה הוחלט, מי עושה מה עד מתי, ומה נשאר פתוח. זהו. לא "סיכום פגישה" של עמוד וחצי שמתאר מי אמר מה. אף אחד לא קורא את זה, ובצדק.

ב-HubSpot יש מאז ספטמבר סוכן שעושה את זה מתוך ה-CRM. הסקיל הזה עושה את זה בלי CRM ובלי קרדיטים. הנקודה העיקרית בסקיל: הוא מסמן מה לא ברור. פגישה שבה "סיכמנו שנבדוק" בלי מי ובלי מתי היא פגישה שלא קרתה. הסקיל מוציא את זה החוצה ומכריח אתכם לסגור.

מתי להשתמש

אחרי כל פגישה שיש בה יותר משני אנשים. פגישת צוות שבועית, שיחה עם ספק, פגישה עם לקוח על פרויקט. וגם אחרי שיחת טלפון ארוכה: 2 דקות של סיכום קולי לעצמכם ואז הסקיל.

איך מתמללים? Google Meet ו-Zoom מתמללים לבד במסלולים בתשלום. בפגישה פיזית, אפליקציית ההקלטות של הטלפון ואז העלאה ל-Claude או ChatGPT שתומכים באודיו. תגידו למשתתפים שמקליטים. זה גם מנומס וגם חוק.

הפרומפט

למטה תמלול של פגישה. המשתתפים: [שמות ותפקידים, למשל: דנה (בעלת העסק), רועי (מכירות), ספק בשם אלון].
תחזיר בדיוק את המבנה הזה ולא יותר:
החלטות שהתקבלו
רשימה. כל שורה: ההחלטה במשפט אחד. רק דברים שנאמרו במפורש כהחלטה, לא רעיונות שנזרקו.
משימות
טבלה: משימה, אחראי, תאריך יעד. אם לא נאמר אחראי, כתוב "לא נקבע". אם לא נאמר תאריך, כתוב "לא נקבע". אל תמציא.
שאלות פתוחות
דברים שעלו ולא נסגרו. כל שורה: השאלה, ומי לדעתך צריך לענות עליה.
דגלים אדומים
עד 3 נקודות: מקומות שבהם מישהו אמר "נבדוק" או "נחשוב על זה" בלי מסקנה, או סתירה בין שני דברים שנאמרו.
כללים: עברית פשוטה, משפטים קצרים. בלי "במהלך הפגישה נדונו". בלי ציטוטים. אם התמלול לא ברור במקום מסוים, כתוב [לא ברור בתמלול] ואל תשלים לבד.
התמלול:
[הדביקו את התמלול]

דוגמה לפלט

מתוך פגישת צוות של סוכנות דיגיטל (5 אנשים, 38 דקות):

"משימות: לשלוח ללקוח X הצעה מעודכנת, רועי, יום רביעי. לבדוק מחיר של פלטפורמת ניוזלטר חדשה, לא נקבע, לא נקבע. לקבוע פגישת המשך עם הלקוח Y, דנה, לא נקבע."

"דגלים אדומים: 1. נאמר שהפרויקט של Y 'כמעט גמור' ובהמשך שחסרים 'עוד שבועיים של עבודה'. 2. בדיקת פלטפורמת הניוזלטר עלתה פעמיים בלי אחראי. 3. לא ברור מי מעדכן את הלקוח X על העיכוב."

שלוש שורות של "לא נקבע" בפגישה אחת. זה מה שהסקיל טוב בו: להראות לכם כמה החלטות לא באמת התקבלו.

טעויות נפוצות

לבקש "סיכום". המילה הזו מייצרת פרוזה. הסקיל מבקש מבנה קבוע בדיוק כדי שלא יהיה סיכום.

לא לתקן את "לא נקבע" באותו יום. הפלט הוא רשימת שאלות אליכם. אם לא שלחתם הודעה "רועי, הניוזלטר עליך עד שישי?" תוך שעה, הפגישה הבאה תתחיל מאותו מקום.

להדביק תמלול עם פרטים של לקוחות. שמות של לקוחות בפגישה פנימית זה סבבה. מספרי תעודת זהות, פרטי אשראי, מידע רפואי שעלה בשיחה, לא. תמחקו לפני ההדבקה.

לסמוך על התמלול. תמלול עברית טועה בשמות ובמספרים. "15 אלף" יכול להפוך ל"50 אלף". כל מספר בפלט, תאמתו מול הזיכרון שלכם.